还在犹豫要「清理名单」吗？
我们每天工作经常需要发送电子报，但在邮件寄出后，却容易忽略后续的「清理名单」行动。
您知道吗？各家 ISP 业者（Hotmail、Gmail 等）会注意您是否发信到无效的电子信箱，然后因此降低您的邮件到达率吗？
没错，他们会。
举例而言，假如您被退件，或是您的收件人未开启 近 30 封邮件，但您却毫无应对措施，那么 ISP 会用筛选器挡下您的邮件群发，因为他们认定您不愿有所行动、改善退件问题。
也就是说，您知道您需要删除或清理什么东西吗？
「清理名单」指的是删除「硬退件」以及移除未开启信件的名单。
如果您还不清楚的话，以下先简单为您介绍三种退件的类型：
● 确认退件：电子信箱已不存在，伺服器已尝试发送三次都失败。
● 硬退件：电子信箱已不存在，一旦连续被硬退件三次，就会被归为确认退件。硬退件的原因有可能是输入错误的电子信箱、网域已不存在，或是该信箱已不再使用，以至於成为无效信箱。
● 软退件：电子信箱暂时无效，虽然信件可能会无法寄出，但只是暂时性的。也就是说，这类型的电子信箱依然有效，不应该从名单中移除。那么，有哪些原因可能导致信箱暂时无效？可能是因为收件人的信箱太满，直到清理收件匣以前都无法再收信。也有可能是因为您在工作时间以外的时间点寄信，暂时收到了自动回复。又或者，单纯是因为系统暂时故障而已。软退件的电子信箱只是暂时无法收信，一旦问题解决后，依然是可以收信的名单。
● soft return: e-mail is temporarily invalid. Although letters may not be sent, they are only temporary. In other words, this type of e-mail is still valid and should not be removed from the list. So, what are the reasons that may cause the mailbox to be temporarily invalid? It may be that the recipient's mailbox is too full to receive letters until the inbox is cleaned. It may also be that you have received an automatic reply temporarily when you send a letter outside working hours. Or simply because the system is temporarily out of order. The e-mail of soft returned items is only temporarily unavailable. Once the problem is solved, it is still a list of acceptable items.
若您还是不了解清理名单的重要性，您可以轻松使用您帐户提供的发送评等来检视您的收件人名单否健全。发送评等以数字 1 到 8 进行评分，评估您的发送评等。
您知道发送评等代表的意义吗？
发送评等是以垃圾信过滤器以及订阅用户互动为依据，用来检测邮件群发的指标。
而清理名单的作用，正是为了要提升企业与订阅用户之间的互动，因为您的寄送对象是确实存在的邮件地址，而且收件人实际上会开启信件或点击链接。同理，如果您移除久未开信的无效信箱，便能增加与其他收件人的互动。不只如此，您可以选择较小的的营销方案，将预算集中运用在会开信的订阅用户，这样一来，您也更有可能成功传递您的讯息。
不过请记得，新的收件人名单不见得适合用这个方法， 因为您可能尚未收集到充分的资料，或是没有足够的退件次数，足以确定要删除哪些邮件地址。新名单或许比较适合进行名单品质检测，删除输入错误的邮件信箱。您也可以利用双重确认的订阅表格解决输入错误这个问题。
However, please remember that the new recipient list may not be suitable for this method, because you may not have collected enough information, or you may not have enough rejection times to determine which email addresses to delete. The new list may be more suitable for list quality detection and deleting the mail mailbox with wrong input. You can also use the subscription form with double confirmation to solve the problem of input errors.
在 One Simple Way To Rescue Your Email Marketing Strategy 这篇文章中，我们分享过要如何扩大您的资料库。
然而，假如您的资料库未更新，或是您从未用来寄送邮件群发，那么，邮件分析报告可能会显示相当高的退件率 （超过 2%）。
您知道您的退件率是多少吗？
平均而言，邮件群发的退件率 高不宜超过 2%。
此外，如果触发了垃圾邮件陷阱，您就需要清理您的联络人名单。ISP 利用垃圾邮件陷阱掌握寄件人是否发送邮件给未经过许可或是非常老旧的联络人名单。
如何使用 Benchmark 的清理名单功能？
1. 如果您的企业没有一套良好的管理系统，无法确实排除已经移除的名单，那么无效资料很有可能会再次被加入营销工具中。为了解决这个问题，Benchmark 推出了清理名单的功能，操作步骤如下：
1-1 登入您的帐号
1-2 点选「清理名单」。
1-3 选择「确认退件」与「硬退件」。
1-4 点选「建立新名单」。
1-5 名单建立后，您必须进入名单中，点击右上的删节号，查看更多选项
1-6 点选「复制联络人名单」。
1-7 选择复制到「现有名单」这个选项，然后选择「取消订阅名单」。
1-8 这样一来，我们就能帮您过滤掉无效的名单，并且避免无效名单再次上传。提醒您，这个步骤无法复原
2. 另一种情况，如果您的企业已经有良好的控管系统，可以确实记录已经移除的邮件地址，那么清理名单的只需要依照上面步骤的 1-1 至 1-3，接着点选「移除联络人名单」即可完成。
3. 如果您发送某封电子报给多组收件人名单，事后退件率太高，想要使用上述的方法清理名单就会比较困难。我们建议您采取以下作法：
1-1 进入电子邮件分析报告中，点选该次电子邮件的报告
1-2 点选「退件」
1-3 选择「硬退件」
1-4 点选右边的删节号，选择「汇出档案」
1-5 下载汇出的档案，并且上传至「取消订阅名单」
如果信件触发了垃圾邮件陷阱，您应该遵循上述步骤，筛选出未开启 近 30 封邮件的收件人。寄给这群人的信件会触发垃圾邮件陷阱，就是因为他们不会再开启您的邮件。
上述提供的方法能帮您保持活跃的联络人名单，避免邮件遭到退件，达到良好的发送评等。
现在，您只需要根据您的需求，选择合适的方法，开始清理您的收件人名单。
如果您需要协助，可以联络您的营销顾问专员。或者您若发现退件率突然爆增，欢迎随时联络我们。
清理名单对您的邮件群发有什么影响呢？在下方留言区和我们分享您的诀窍与成效吧！